業務にマッチする会員管理システムで効率ＵＰした事例

本来重点を置くべき会員施策より会員管理業務に時間と手間がかかって しまっﾄいるという声を多く伺います。会員管理のシステムと業務が うまくマッチしていないということはありませんでしょうか。

業務にマッチする会員管理システムで解決できます。

１）業務にマッチするシステムで業務効率が大幅にＵＰします。
２）業務にマッチするシステムでミスが減ります。
３）情報の一元管理で安心安全な会員情報の運用ができます。

「ＷＥＢカスタマン」は会員名簿管理、会費管理、施策Eイベント管理ができ 業務にマッチしたシステムにカスタマイズが可能です。

会員管理に困ったら簡単な名簿管理から本格的な会員情報管理、会費管理、行事・イベント管理まで 対応可能な「ＷＥＢカスタマン」で。

それでは、以下に会員管理の３つの事例をご紹介致します。

できるだけ「ＷＥＢカスタマン」の基本機能を利用した事例です。 まずは、会員名簿の管理からという場合におすすめです。

■現会員、退会会員をチェックで管理できるようにし、退会会員の現会員への復活ができるようにします。
■退会予定日になるとチェックが「現会員」から「退会会員」へ切り替わり「退会日」に日付がセットされます。
■収納代行やオンラインバンキングより収納データを出力できる場合は、それを取り込むことにより一括して収納登録を行うようなカスタマイズもできます。

導入前の課題

会員数の増加にともない会員管理業務に人件費や対応業務時間が増加。
支部ごとの管理で本部での全体像の把握に時間がかかり、全支部共通の施策を行う場合の業務効率が問題となっていました。

導入後

会員数が増えてもシステム化することにより業務対応時間や人員をあまり増やすことなく対応できるようになりました。
会員情報の一元化により各支部で入力した会員情報もリアルタイムで本部で把握できるようになり、 常に最新の会員数、入会数、退会数を把握できるようになりました。



全国にわたる約１０万会員の会員管理を実現。

会費請求・入金業務から行事・イベント管理まで

会員入会退会業務、会員名簿、会費請求業務、会費入金業務、 会で催されるイベント参加管理・案内業務に対応。

全国に広がる支部会員の一元管理を可能にしたWEB会員管理

本システム導入前は、全国の会員情報を各支部からエクセル等でメールで本部へ送信し本部で集計、 変更があれば再度送信、集計しなおしで月次の締め処理に何日もかかる状態でしたがweb会員管理システムでは瞬時に集計できるようになりました。

会員管理システムは主に「会員管理」「会費管理」「施策管理」の３つの機能から 構成されています。


会員の基本情報、請求先情報、会誌等の送付先情報などの情報を管理します。
会員項目での検索・抽出、会員台帳、入会一覧表、退会一覧表をはじめとし 入会動機や退会理由での集計や、会員数の推移表の出力ができます。

■会員管理　会員登録画面


■会員管理　帳票メニュー



会費請求処理、口座振替処理、会費入金処理のほか 入金状況表（日別・月別・内訳別）や未入金一覧表の管理ができます。

■会員管理　請求処理画面


■会員管理　口座振替処理画面


■会員管理　入金処理画面


■会員管理　入金収納画面


■会員管理　会費管理帳票メニュー



会誌の発送管理や各種イベント・行事や会合、分科会などの管理ができます。
イベントの対象者への案内状送付、実際の参加者の管理などができます。

■会員管理　施策登録画面


■会員管理　施策管理画面

会員制サイトを構築しこれと会員管理システムを連動させることにより より効率的な運営が可能になります。
会員制サイトの構築のご案内

導入前までは、本部で全国の会員の増減情報などの報告書をまとめるの に各支部から本社へと集計リレーをしていました。そのため完全な集計結 果がでるのに２週間以上を要していました。それがなんと導入後は、ボタ ンひとつで集計結果が出てしまいます。

請求・入金業務はもちろんイベントや施策の管理もできるのがいいです ね。各セクションごとの権限設定ができているのでセキュリティ面も含め 情報の一元化のメリットはかなり大きいものがあります。

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